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澳门新萄京官方网站:excel常用技巧,Excel数据统

2019-11-16 作者:办公软件   |   浏览(181)

问题:请问大神,有没有函数能把工作表“鸿意A”里面“分公司”(例如:郑州)对应的重量自动统计出来填入工作表“2017分公司统计”C3单元格处,体积数据以此类推。图一数据每天会增加,图二也能自动计算出来,谢谢。

问题:想速学excel.可无任何基础,如何下手,从哪开始!不求工作效率快。只求会!

一、万行数据的自动求和我只用30秒,你要用多久时间呢?

Sum函数即求和函数,是excel当中最为常用最为简单的统计还是之一。此函数返回某几个单元格,或者单元格区域中所有数字之和,对于非数字类型的单元格包括文本、逻辑值、空值等自动忽略,对于错误值类型单元格则会报错,如下图所示:

图文:傲看今朝

此函数虽然使用非常简单,几乎人人都可以会用,然而很多人使用起来效率并不高。下面我给大家介绍一个快捷输入sum函数的小技巧。请看下面的案例:将表格中所有的总计行快速求和。

操作步骤:

单击列序号A,拖拽至列序号M,既选中了A:M;

按下Ctrl G组合键,打开定位对话框,单击定位条件,打开定位条件对话框,选择空值,单击确定;

按下Ctrl G组合键,打开定位对话框,单击定位条件,打开定位条件对话框,选择空值,单击确定;

这时候总计栏里所有的空单元格都被选中了,按下Alt =组合键,完成表格所有总计行单元格的求和。

下面能看一下动画演示,到底有多快吧!

这样的操作一定不会超过30秒,如果你一列一列去自动求和五分钟都不止

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1. 如何在菜单栏添加数据透视表和数据透视图向导按钮:

【打开数据透视表的Shorcuts:按ALT D,松开再按P】

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【文件】——【选项】——【自定义功能区】——左侧下拉选中【不在功能区中的命令】——选中【数据透视表和数据透视图】——右侧默认【主选项卡】——在【数据】下点击【新建组】

回答:

回答:Excel快速学会,这个问题非常大,学会这个针对每个人的理解不一样,标准也不一样,结合我个人的经验,如果能够在工作中熟练操作,学以致用就可以了

二、Sumif函数:极其实用简单的条件求和函数

sum函数的确非常实用简单,然而这个函数的功能却极其有限,比如说他对下面的需求就无能为力:小胡,请统计一下咱们公司这个月男女员工各发出去了多少钱工资?

当然这个需求的话,sum函数也能做,只是写起公式比较复杂(我自信,大多数读者不会写),因此接下来我会给大家带来另外一个实用的函数:sumif函数,专门解决这个问题。

sumif,由两个单词构成,一个是sum(求和),另外一个是if(条件)。字面意思就是:满足某个条件,就加起来,否则,就自动忽略。因此使用这个函数,我们需要告诉Excel,我们的条件是什么?以及我们要对什么区域进行求和。

因此这个函数应该是长成这样:

=sumif(条件,求和区域)

这跟我们实际见到的sumif函数不太一样,实际是这样的:

=sumif(条件区域,条件,求和区域)

但我们简单分析一下,这个跟我预想的公式本质上的意思却是完全一致(虽然多了一个参数):条件区域及条件,这两个参数不就是要让我们告诉excel我们设定的条件是什么嘛。

1.我就拿刚刚提到的例子做个实例:男员工工资发出去了多少钱?

分析:条件为男员工(条件区域为性别列,条件为“男”。),求和区域工资所在的列。

澳门新萄京官方网站,因此公式应该写为:

=SUMIF(B:B,"男",D:D)

条件可以采取引用单元的方式,因此这个公式也可以写成:

=SUMIF(B:B,$B$2,D:D)

这到底对不对呢?请看动画演示:

结果完全正确

2.我们刚刚举的例子是非常简单的。现在我们来看一个工作中比较常见实用的案例:统计一下各个花费科目分别都花出去了多少钱?如下图所示:

一次性搞定各个科目的发生额统计

使用sumif函数来完成这个统计我们需要知道,条件区域是什么?条件是什么?以及求和区域是什么?

我们的条件是统计各个科目下产生的费用,因此:

条件区域:即是左边表格的第三列C列;

条件:各个科目,分别就是邮寄费、独子费、过桥路费以及手机电话费了;

求和区域:理所当然是D列了。

因此我们公式应该写为:

=SUMIF(C:C,F3,D:D)

由于我们需要分别算出邮寄费、独子费、过桥路费以及手机电话费各项的总费用,因此公式需要向下复制,因此中间的参数F3应该为相对引用。

下面请看动画演示:

动画演示

3.我们前面给出的条件都是相对来说比较简单的,现在我们来看一看,如果是数字类的条件,我们如何输写呢?比方说:大于或者等于200的发生额总计有多少?如下图所示:

条件写法有变化

分析:

条件区域:发生额所在的列即D列

条件:">=200",除了单元格引用、函数或者是数字外,其他的条件都要加上英文引号。

求和区域:发生额所在的列即D列

因此公式应该写为:

=sumif(D:D,">=200",D:D)

这里要提到Sumif函数的一个特性:当求和区域和条件区域完全一致时,求和区域这个参数可以省略。

因此此公式可以简化为:=sumif(D:D,">=200")

一、 基本方法

2. 如何将二维表转化成一维表:

数据表需要以一维的形式存储,但实际操作中接触的数据往往是以二维表的的形式存在的,此时应将二维表转化为一维表格的形式存储数据(先判断数据是否为二维表,若是则进行转换)

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【数据】——>【数据透视表和数据透视图向导】

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在弹出窗口选择【多重合并计算数据区域】

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【创建单页字段】

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选中目标区域并添加

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双击右下角黄色框内的统计值

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在新页面生成的一维表

这个为题可以用sumif函数解决

分享一下我的学会方法,见下图

三、案例:Sumif函数巧妙取代Vlookup函数

如下图所示,我们需要快速查询几个员工的工资,通常有点Excel使用经验的同学首先想到的应该是Vlookup函数,这个函数的确非常好用,然而这样的统计Sumif照样也可以干得挺好。

不止有vlookup函数,sumif函数更简洁

分析:

条件区域:A列;

条件:李明、王华、郭磊等;

求和区域:实发数即B列。

因此公式应该写为:

=sumif(A:A,E3,B:B)

比用Vlookup函数简单一些,不是吗?请看下图操作。

比vlookup写起来简单多了

今天分享的内容就到这里,欢迎大家交流、点赞、评论、打赏,你们的支持将是我坚持继续写作的动力。

  1. 快速选中全部工作表


如图,我们要将明细表里的数据填入统计表中

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右键单击工作窗口下面的工作表标签,在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可()。


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升级为最新版本的Excel--OFFICE 2016

当然能够用自己的电脑一定要用自己的电脑,公司的电脑一般都没有,有些公司还停在2003的版本;

  • 功能多,操作简单

  • 汇总求和,生成报表

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  1. 快速启动Excel

数据透视表就是对EXCEL数据表中各字段进行快速分类汇总的一种分析工具,它是一种交互式报表。

一张数据透视表仅靠鼠标拖动字段位置,即可变换出各种类型的分析报表。

1【基础操作】

A 选中数据——【插入】——【数据透视表】——选择插入位置

B 将字段列表中的(自变量)字段拖至对应的行标签、列标签

(一个行标签是一维,一个行标签一个列标签是二维,2个行标签1个列标签是三维)

C 将字段列表的(因变量)字段拖至Σ数值——单击并选择【值字段设置】——选择求和/计数/均值等

2【基础应用】

求总销量

将销量拖至Σ数值,值字段设置选择求和

求各地区/产品/销售员/月份销量

将地区/产品/销售员/月份拖至行标签——将销量拖至Σ数值,值字段设置选择求和

求某地区、某业务员、某产品的销量

将地区、业务员都拖至行标签——将产品拖至列标签——将销量拖至Σ数值,值字段设置选择求和

将地区、业务员、产品都拖至【报表筛选】区域——将销量拖至Σ数值,值字段设置选择求和——在表区变量下拉选择对应值,即呈现对应统计值

多选题分析:

每个选项都是0-1记录的,0表示未选中,1表示选中

将所有选项都拖至汇总框Σ数值,设置求和——将分组变量拖至行变

3 【使用技巧】

A 百分比计算

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在所得的求和数据任一单元格右键——选择值显示方式——列汇总的百分比

如果想同时保留求和列与百分比列,可以将求和变量拖2次到Σ数值框都设置成求和,后一列会被命名为求和项XX2,然后对此列进行操作

B 同比、环比计算

在所得的求和数据任一单元格右键——选择值显示方式——差异百分比——弹框设置基本字段和基本项(基本字段是变量名,基本项就是对比的对象)

环比:将基本字段选择为“月份”,基本项选择为“上一个”(表示和上一个月比)

同比:将基本字段选择为“年份” (要保证年份和月份变量都拖至了行变量)

C 数据分组统计

创建组功能

日期型数据:可分年、季度、月、日、小时、分、秒

数值型数据:可等距分组

文本型数据:手工点击自定义分组

(设置汇总变量先)——将日期变量拖至行标签——在表中任一单元格右键选择【创建组】——确认起止日期、选择步长(分组单位)——确定即可看到分组统计值

D 计算字段

E 计算项

F 切片器

待补充...

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熟悉软件的界面

一般学习一个陌生的软件最快的方法,就是看软件的功能区,一个一个功能区过,如Excel这里的有 “开始”, "插入", " 公式" ," 数据"等;

  • 一般先熟悉开始中的求和,大部人是从这里了解SUM 函数的

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  • 还有数据有重复项目,快速删除重复项目

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  • 条件格式

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  • 分列与合并

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如果想在启动系统自动运行Excel,可以这样操作: 1.双击“我的电脑”图标,进入Windows目录,依次打开“Start MenuPrograms启动”文件夹; 2.打开Excel所在的文件夹,用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹,这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中,下次启动Windows就可快速启动Excel了。 如果Windows系统已启动,你可用以下方法快速启动Excel: 方法一:单击“开始→文档”命令里的任一Excel工作簿即可。 方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上,然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”,以后启动时只需双击快捷方式即可。

步骤如下:

常见函数

经典函数SUMIF

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不常见函数PHONETIC

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  1. 快速删除选定区域数据

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学会使用数据透视表

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如果用鼠标右键向上或向左拖动选定单元格区域的填充柄时,没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键,则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域,在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。

在目标单元格中输入公式“=SUMIF(销售登记!B:B,A4,销售登记!E:E)”往下填充就行,这个公式,B列是条件区域,如我们是按地区汇总B列就是我们明细表里地区那列,A4就是我们求和的条件,即将区域为A4单元格内容的区域的销量进行求和,我们的E列就是我们的求和列。

关键的是边学边用

更多技巧看下面

古老师, 专注分享Excel 技巧15-60秒动态GIF图,让您效率提升,高效工作!rr喜欢的话,点头像一波关注,收藏后看以往的技巧

回答:平常办公中,我们最常用的工具就是office文档了,这其中最难搞的就要数excel了,想学习excel,除了掌握方法外,更重要的就是多练习了。下面我们一起来看一些excel技巧。

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1、万能的F4

学会使用一些快捷键,能让我们处理excel时更加得心应手。如其中的F4键,就非常的好用。能快速的插入多个空白行。

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能快速合并多个单元格

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同时,它也能快速对单元格进行颜色填充。

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2、Excel处理

在进行excel处理的时候,我们可以通过插件来进行处理,更加的便捷,例如方方格子这款插件,它可以通过聚光效果,锁定表格数据,更方便查看。

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还有高级分列功能,能将同一个单元格中的不同元素进行拆分。

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还有数字评级功能,将不同数字按照不同等级快速区分。

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3、excel转换

做好的excel表格,在传阅的过程中最好的使用pdf格式,这样才能避免不小心修改了数据。

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回答:

  1. 给单元格重新命名

提问示例中,日报表地区就是我们的B列,体积和重量就是我们的E列。

学会这10个Excel神技能,零基础也能玩得转!

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Excel大家都很熟悉,界面直观、计算功能和图表处理都很出色,是职场上使用最广泛的数据处理软件。虽然说上手很容易,不过录一下数据做个表格可不算真的会用。今天秒秒学小编给大家分享10个Excel神技能,可都是经常用到的实战技能,赶紧看看吧。

1、 快速复制表格:按Ctrl不松开往下拖动表格,即可快速复制表格。

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2、 日期和星期同时显示:设置单元格格式-数字-自定义: yyyy-m-d aaaa

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3、 跨表格复制粘贴:按Shift键选取多个工作表,选中需要复制的表格区域,开始-填充-成组工作表-填充“全部”。

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4、多个单元格批量输入同一内容:选中要输入内容的单元格,输入内容,最后按结束输入。

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5、 快速将多行内容汇总到同一个单元格:拉宽列-选中需要复制的单元格内容-开始-填充-两端对齐。

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6、 不复制隐藏的行:按键,选取显示的行,然后复制、粘贴,即可避免复制隐藏掉的行。

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7、 自动设置小数点:输入数字之前先在单元格内点击百分比样式%,输入数字后再点击千位分隔符样式。

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8、 快速显示表格中的公式:按组合键进行公式的显示或隐藏,也可以直接点击选项卡中的“显示公式”进行切换。

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9、 快速求和:只需按住快捷键组合即可实现快速求和。

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10、并排查看两个工作簿:如果要同时查看两个工作簿,可以先打开两个工作簿,然后点击 “视图→并排窗口”。

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以上的10个小技巧,操作很简单,但非常实用,如果大家能熟练掌握,可以解决工作中绝大部分的问题。

Excel给每个单元格都有一个默认的名字,其命名规则是列标加横标,例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名,可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格,在表的左上角就会看到它当前的名字,再用鼠标选中名字,就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格,单击“插入→名称→定义”命令,显示“定义名称”对话框,在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字,单击“确定”按钮即可()。 注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字,它最多可包含255个字符,可以包含大、小写字符,但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。

回答:

学会这些Excel操作技巧之后,小明就更牛了

1、姓名对齐

输入姓名时,不但有三个字的姓名还有两个字的姓名,你还在用空格对齐吗?

2、输入带方框的√和×

利用数据有效性,除了能够制作下拉菜单,还可以快速输入带方框的√和×。

首先设置字体为 Wingdings 2

然后设置数据有效性(数据验证),序列来源为 :R,S

注意R和S之间是英文的逗号。

然后就可以点击下拉按钮,输入带方框的√和×了。

3、按单位职务排序

在Excel中,通常可以将数据按升序、降序进行排序处理。

如下图所示,如果要对AB列的数据按单位内部职务排序,该如何处理呢?

首先选中D2:D7单元格的内部职务对照表,然后点击→→→编辑自定义列表。

(点击查看动态图)

接下来就可以使用自定义序列进行排序了。

先单击要职务所在列的任意单元格,然后单击→,再按下图步骤操作即可:

(点击查看动态图)

4、快速输入性别

输入1就是男,输入0就是女,1和0总有说不完的故事

自定义格式代码为:

[=1]男;[=0]女

5、把有道翻译装进Excel

使用Excel 2013和2016的小伙伴,只要在B2单元格输入以下公式,就可以实现英汉互译哦,当然要保存电脑联网才可以哈:

=FILTERXML(WEBSERVICE("")

6、计算间隔小时

要计算两个时间之间的间隔小时,可以使用公式:

=(结束时间-开始时间)*24

7、计算间隔分钟

要计算两个时间之间的间隔分钟,可以使用公式:

=(结束时间-开始时间)*1440

8、日期和时间的拆分

要从日期时间数据中提取出日期,可以使用以下公式:

=INT(A2)

要继续提取时间,只需要做个减法,就欧了:

9、填充合并单元格

咱们说过,在工作表中尽量不使用合并单元格,否则就是给自己挖坑。那么对已有合并单元格的工作表,如何快速整理呢?

其实很简单:只要选中数据区域,先取消合并单元格。

然后按Ctrl G,定位空值。

再输入等号,按方向键的上箭头,最后按Ctrl 回车即可。

10、合并单元格求和

SUM函数估计小伙伴们都熟悉哈,和SM就差一点点。它的作用就是对数据区域内的数值求和,比如SUM(A1:A10)。

不要小看SUM,只需两个SUM联手,就能够实现对合并单元格求和。

同时选中D2:D13单元格区域,编辑栏输入公式后按Ctrl 回车:

=SUM(C2:C13)-SUM(D3:D13)

  1. 在Excel中选择整个单元格范围

这个问题起码有两种处理方法:

学会Excel这几个小功能让你提前下班,快人一步

xcel 在我们工作中天天都会使用到,它拥有各种数据的处理、统计分析、公式函数等等一系列强大的功能。涉及的领域广泛,财务、金融、统计、医疗、各种相关部门等等都离不开Excel。小编我正好在医疗行业工作,今天我就把工作中常用的几个Excel小功能整理了一下分享给各位。用蹲马桶的时间来了解学习一下,让你在工作中快人一步提早下班。

一、怎么快速的找出重复数据并标记颜色。

方法:把要查找的数据全部选中,点击条件格式---新建规则---选择“仅对唯一值或重复值设置格式”----格式---在新弹出的单元格格式里面按自己的习惯选择----确定----确定。操作看下图:

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快速的找出重复数据并标记颜色

二、快速把重复数据删除。

方法:选中要筛选的数据表格----点击数据-----删除重复项------根据需要选择列----然后确定。操作如下:

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快速把重复数据删除

三、快速的选中一列或者一行的数据

方法:选中1行/1列,同时按“Ctrl Shift ↓”“Ctrl Shift →”即可。操作如下:

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快速的选中一列或者一行的数据

四、分段显示数字或手机号码。

方法:选中号码列,点击鼠标右键----设置单元格格式----自定义----G/通用格式输入---000-000-000(这里是举例,可以分段显示手机号如:000-0000-0000)。操作如下:

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五、数据横竖转化

方法:选中对象→复制→选择性粘贴→转置。操作如下;

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以上5个只是一部分工作中经常使用的Excel小技巧,Excel里面的奇淫技巧真的实在是太多了,以后会继续更新一些生活工作中常用的技巧。

在Excel中,如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围,按下“Ctrl Shift *”。 注意:该命令将选择整个列和列标题,而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令,全选命令将选择工作表中的全部单元格,包括那些你不打算使用的单元格。

  • 使用sumif统计重量和体积;

  • 使用透视表统计重量和体积。

Excel哪个技巧最强悍?用上这招,3分钟内完成数据录入不是梦!

你是不是也觉得Excel要学的技巧实在是太多,尤其是一些公式看完后就是记不住啊!

其实我觉得学习Excel,只要学一些日常办公必用的技巧就行,其他函数公式等到要用时你边学边记就好。否则贪多嚼不烂。

今天我就教给大家一个很实用的Excel录入技巧——Ctrl E(“快速填充”的快捷键)。安装Microsoft Office2013后学会这个快捷键,在3分钟内完成数据录入工作不是梦!

1、拆分单元格信息

如果你需要查分单元格信息,只要在第二列的输入需要拆分的信息(如:姓名),然后选中那一列的数据区域,并按下Ctrl E就可以轻松完成信息拆分工作了。

即使是需要提取的单元格信息位置不一样,同样也可以用Ctrl E搞定哦!

2、合并单元格信息

把两个单元格的信息合并在一起,同样非常简单,只要先手动输入一行后,再同时按住Ctrl E,一秒完成信息合并录入操作。

3、手机号码分段显示和加密

手机号如果想要分段显示,或加密中间几位数字,不用记住神马公式,直接用 Ctrl E就可以快速填充啦。

如果你以为这就是Ctrl E(快速填充的极限操作),那你可就打错特错。接下来请看我为你们展示的其他演示操作:

4、快速提取身份证号码中的生日

5、快速提取市区名称

6、快速完成字符串乱序重组

假如你需要把Excel转换成其他文件格式,除了一个个打开另存为,还可以使用在线迅捷PDF转换器直接批量转换哦。

  1. 快速移动/复制单元格

sumif统计重量和体积

用法:sumif(地区列, 地区, 重量列)

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Excel十大常用快捷键,学会以后老板给我加薪了

1、Ctrl N,一键新建Excel文件

「办公嘿科技」以前都是通过鼠标点击「文件-新建-空白工作簿」的,掌握快捷键可方便多了。

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2、Ctrl 1,快速打开单元格格式设置框

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3、Ctrl P,一键打开打印界面

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4、Ctrl A,快速选取当前的数据区域

再大的表格都可以一键秒选~

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5、Ctrl F1,快速隐藏功能区

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6、Ctrl 9或0,一键隐藏行/列

其中Ctrl 9是隐藏行,Ctrl 0是隐藏列

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7、Ctrl -(减号),一键删除行

连续多次删除时,速度杠杠的,另外,插入行是Ctrl Shift 加号

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8、Ctrl Alt A,一键截图(QQ打开时)

当QQ处于打开状态时,按Ctrl Alt A即可开始截图,截取后按Ctrl Alt S可以保存截图。

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9、PgDn—向下翻页;PgUp—向上翻页

使用这两个键可以有规律的翻动Excel表格,比鼠标拖动爽多了~

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10、Ctrl PgDn,快速切换工作表

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回答:Excel包快速学会!好技巧等于好老师!

初入公司,领导让你做表格,这些技能你记住了吗?

小编今天为各位总结了9个实用的办公小技巧,不要急,慢慢来菜鸟也会变大神!

创建表格必会技能

首先,我们需要“无中生有”,创建出一个表格来,通常默认情况下Excel已经显示出来一个一个单元格,如果我们正常输入数值,是没有问题的,但这是最基础了,而且输出打印出来,是没有边框的,

1、下面我们来学习如何给表格添加边框。

选中要添加边框的单元格,鼠标右击,选择“ 设置单元格格式”,或者直接按Ctrl 1键,调出单元格格式对话框,切换到“边框”。

上面的“无”、“外边框”、“内部”,是针对整个表格的选项。如果需要对表格线进一步细化,比如只让表格的一个边有线,或者为单元格添加不同方向的对角线等,可通过下面的选项操作。中间的预览框可以预览效果。

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3、给表格添加序号

有时候,我们需要给表格输入1、2、3、4、5……等顺序数字,一个一个输入,显然麻烦。

其实只要先输入1和2,然后选中这两个单元格,在拖动选中区域右下角的小方块,此时光标变为十字花,拖拽,就可以快速复制出无限多有序列的数字了,(如你输入的是1和3,那么下面的数字将会输出5、7、9......这样的等差数列效果。可以动手试试)

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这种情况是单元格中数字自动转成了科学计数法,看起来很不方便,这时选中单元格(如果该列都为身份证号则选中该列),然后选择“设置单元格格式”,把数字的种类改成“文本”即可。这样再输入长数字就不会被自动转换了。

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6、自动换行

当单元格中文字内容比较多时,会显示不全或冲出表格外面,如下图

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7、格式刷的使用

格式刷可以快速设置相同格式。选中某个单元格之后,点击“开始”选项卡左侧的格式刷图标,然后在目标单元格上点击,该单元格的格式即自动与源单元格同步了。

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9.常用函数一键搞定

更复杂的计算,需要使用Excel公式,不过许多人不懂这些公式该怎么办呢?选中某个要存放公式的单元格后,点击“公式”选项卡中的“插入函数”,在打开的对话框中,选中想要的函数,即会有该函数的格式说明,以及该函数的使用说明,如果想详细了解,可以点击左下角的“有关该函数的帮助”看到更详细的资料。

回答:

不管你是职场新手,还是老鸟,Excel都得学,不为别的,只因为不管哪行哪业,Excel都是最常用的软件之一。

不仅要学,还得要精。Excel用得不好,那比计算器还不如;用好了,那一定是神器。

学习Excel,最好是买套书,系统学。

先选定单元格,然后移动鼠标指针到单元格边框上,按下鼠标左键并拖动到新位置,然后释放按键即可移动。若要复制单元格,则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

透视表统计

使用透视表可以轻松统计重量和体积

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右键透视表选择刷新,即可更新到最新数据

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怎么快速学会Excel

自学Excel,有几点经验之谈分享给大家:

  • 多看Excel的提示信息

  • 不懂的地方可以F1帮助,当然度娘也不错

  • 有空多看看那些小技巧

建议学习顺序:基础操作(必学)-->透视表(必学)-->公式(必学)-->SQL-->VBA

  1. 快速修改单元格式次序

问题扩充

这里就再多介绍几个常用的统计用法

  • 条件求和sumifs

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  • sum跨表求和

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  • count计数

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  • 透视表

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接下来再分享几个常用技巧

  • 一次性插入多行

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  • 去除重复项

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  • 文档加密

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  • 快速求和

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  • 复制粘贴

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  • Vlookup函数

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  • 透视表

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在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时,按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变成垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。

更多实用技巧,记得关注我哦!

回答:

用数据透视表

1、选中数据所在区域的整列,一定要全选,不是只选中数据区域哦

2、插入-插入数据透视表-在新工作表

3、在新工作表中,勾选城市为行标签,勾选吨位、体积为数值

4、在数据区域右击,选择值汇总依据为求和(有的时候会默认为求和,就不用修改了)

此时现有表格的数据就求和完成了,如增加新数据,直接刷新数据透视表即可,动图可见每步操作。

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回答:

透视表的使用,下面的答主已经说得非常清楚了。

我补充一点,选中表格区域——点插入——表格——包括标题

这个步骤是把你的区域变成智能表格,然后再去做透视表

每次新增数据的时候,透视表数据源会自动扩展,自动刷新数据

欢迎关注我的头条号,如果有excel方面的问题,可以私信交流,为你答疑解惑。

这里仅作抛砖引玉,更多小技巧,关注我哦!!!

回答:工欲善其事,必先利其器。学好Excel的关键在于你有没有好的Excel模板,加上一点基础知识,在公司你将是大神级人物。

比如你是做会计的你需要财务会计表格,总账,明细表等。人力资源需要HR管理系统表格,工程部需要工程项目进度表。有了这些表格还怕 玩不转Excel吗。今天我把这些表格积累的表格模板都送给你。希望对大家有帮助!

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以下这些表格使用时需要注意的事项,我在每幅图片下已经说明:( 自动生成工资条 自动个税 可查员工)

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1,商品目录:首先填写在参照表填写每种商品对应的货号,名称,规格。

2,说明:所有商品在本表建立目录,便于其他台帐获取商品信息,商品编码可自编,不同商品使用不同编码,其它表格填写的商品编码需与本表一致。

3,进货:在进货中填写日期,编码,数量等,带颜色部分自动生成。

4,销售:在销售出库表中填写日期、编码,数量,价格,带颜色部分自动生成

5,期初库存:在月初的时候商品的库存,只需要输入商品的编码,数量,单价,带颜色部分自动生成。

6,损耗:本表在正常情况下无需填写,在商品出现损耗或商品丢失时填写。

7,商品进销存,毛利测算。利润统计及分析自动生成。

8,付款明细表和收款明细表依次录入信息。

9,应付统计表:只需输入供应商名称,其他设有公式,自动生成。

10,应收统计表:只需输入客户名称,其他设有公式,自动生成。

所有表格,颜色区域设有公式,自动生成,无需手动输入。

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1、首先在“员工基本信息记录表”中填写员工基本信息

2、首页点击上面对应的小人图标可以直接链接到对应的表中

3、任何涉及员工信息修改的,请在“员工基本信息记录”中修改

4、“员工人员结构分析”表中的图表自动生成

5、在“员工基本信息查询”表中,请在D1单元格输入员工编号即可,输入之后第四行的信息自动显示

6、“员工本月生日提醒”只需选择月份即可,其他的都是自动生成的,辅助列请勿随便删除

7、表中设置了公式的地方请勿随便删除,表格只设置了400行,如需要更多的行,只需将公式往下填充即可

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1、在一月设置好年份与表头。

2、每年1月1日,在人员中按一个排班周期设置好人员名单,将自动生成全年排班表,

  第一行就是1月1日上班人员,如使用该表时不是1月1日,可以通过调整人员中

  的排班次序来获得之后日期的正确排班表。单元格内的多行人员代表当天几个班

  (如三行就是早中晚),当天增加一个班,就在人员单元格内按[Alt-Enter]换行。

3、在假日表中,请自行增加本年的节日,假日会以红底黑字增亮显示

4、在工时中设置好班次与工时。

5、对于不规则情况的排班,如换班,可以在当月人员名单中手动更改,另外,如果每天

  的班次大于三个,会出现单元格显示不下的情况,这时可以用快捷键来修改字体大小。

6、快捷键:

  Ctrl-q 所有表保护状态,只有人员显示栏可以更改

  Ctrl-e 取消所有表的保护状态,所有栏都可编辑

  Ctrl-r 所有表人员名称字体加大

  Ctrl-t 所有表人员名称字体减小

Ctrl-p 下打印排班表

Alt-F4 退出EXECL

7、注意事项:理论上没有限制,但由于单元格显示宽高度有限(字体太小影响显示效果),

  本表建议适用一个班最多三人,一天最多四个班上班(四行)的情况,不符合该条件的可以使用《排班表(考勤版)》解决。

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任意更改项目开始日期和结束日期,进度条动态变化。

( 自动生成工资条 自动个税 可查员工)

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1、“个税设置”中需要设置参数

应税收入范围只填左栏(箭头、右栏自动生成)

2、“工资表”中按相加项、扣除项,修改各项名称

各项名称不要重复命名

3、“工资表”中填写员工信息及各项工资

个税计算为自动计算

应发合计、实发合计为自动计算

4、员工工资查询

选择月份,输入员工编号,自动查询结果

5、工资条打印

已设置好打印区域,点击打印预览打印

有两个使用技巧:

1、工资表增加行数

选中最后工资表一行,向下拖拽即可

2、工资条增加行数

选中其中3行,向下拖拽即可

即:各项名称、工资数字、间隔空行 3行

建议:

防止误操作,建议养成保护工作表的良好习惯

方法:进入相应工作表后点击 审阅--保护工作表--输入密码--确定

目前各个工作表已保护(无密码)

撤销方法:点击 审阅--撤销工作表保护

以上是这次打包更新的表格,需要进一步学习的伙伴可以私信回复“1220”获取

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其他表格,私聊里回复相应的关键字获取表格!

行业财务报表:回复“财务报表”

项目进度表:回复“项目进度表”

考勤表:回复“考勤表”

HR管理系统:回复“HR管理”

仓管表:回复“仓管表”

Office Excel2016最新版:回复“2016”

更多模板持续放送!您的关注就是最大的支持!

回答:excel中有很多的功能和技巧,所以想要快速学会还是有一定难度的,下面分享几个excel中的基础技巧:

说起excel想必大家都有话要说,这其中的技巧那可就多了去了,但是如果你连几个技巧都不知道的话,连新手都不算哦。

一、快速打印制作好的excel文档

1、先在迅捷pdf虚拟打印机里设置好要打印的文件格式,这里以pdf为例;

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2、打开要打印的文件直接进行打印就可以了。

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二、快速移动局部数据

按的同时鼠标拖动选中区域到制定位置就行了,是不是很简单啊。

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三、把日期转换为星期显示

1:选中案例中的B2单元个输入公式:=text(A2,"aaa")。

2:将B2单元格向下拉

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四、快速设置求和公式

首先利用定位空值 ,然后利用一键设置求和公式

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五、创建数据透视表

举个很简单的例子,大家知道方法就行了。

1、先创建数据透视表,然后选择创建数据的区域;

2、选择数据透析表的行列就可以完成了。

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以上几点很简单,但是都很实用,希望可以帮助到新手。

回答:

  1. 彻底清除单元格内容

明确你的目的

在正式回答之前,先请问:你为什么要学excel?目的是为了什么?

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你想成为专业的 excel 培训师靠这个混口饭吃;和只是想了解基础操作就满足的普通学生,这两者所需要付出的精力,怎么可能会一样?

因为不同需求的人对于“学会”的定义,可是有着天壤之别。以函数来讲,excel可是有着300多个函数,即便一天你能学一个,那也要差不多一年才能学完,可是你有必要全部学完吗?

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常用的函数最多只有60个,而这里面,你工作生活中,用的上的,可能只有几个。最大的时间管理,其实是方向的管理。

人生苦短,没有必要浪费时间在错误的方向上。

好的,在你学习之前,请先问自己两个问题:

  1. 我为什么要学习excel?

  2. 我要达到什么程度才算学会?

先选定单元格,然后按Delete键,这时仅删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围,单击“编辑→清除”命令,这时显示“清除”菜单(),选择“全部”命令即可,当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。

基础操作的掌握

(1)确定学习重点

excel的核心技术大概会有11项,分别如下:

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而每一项分别又对应着几个小项目:

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根据你的需求,明确学习的重点。那部分需要多投入时间,有的只需要了解就好。你没有必要学那么多。

那现在的问题,就变成了,那些需要重点学习的知识点,该怎么写。

(2)买教材实操

去淘宝、当当买本excel的书回来练习。

要注意,这本书需要包含几个要点:

  1. 有练习的案例,而且案例的原始数据是现成的,无需自己再手动录入;想想看,如果让你手动录入1000条数据,书都要把它给烧了o(╯□╰)o;

  2. 案例的解释,不仅有文字版,最好作者也录了对应的视频版实操。相信我,有时候文字看起来极难理解,但是操作起来,可能就那么几步。

于是,你买书回来的实操过程,大致如下

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一边看书,一边电脑实操,遇到不懂再翻书,实在不行就看视频。还有不懂,你不是还可以谷歌或者百度嘛……

(3)加速学习的两个引擎

  1. 重思路,而不是操作的步骤。见过很多人用笔将操作的每一步都记下来,事实上,这没有什么用,因为书上的例子,大都不能直接套用在生活和工作中,你记忆下来,也不过是浪费时间。你需要理解作者面对这样的问题时,解决思路是什么样的,背后逻辑是什么样的。

  2. 多问,有没有更好更简便的做法。有时候嵌套几个复杂的函数,换个思路,只需要 1 个辅助列就可以解决问题。

据我的经验,照着以上方法,在几天内入门,甚至学的还不错,完全是绰绰有余的。

但,难道那种精通几十条公式、会用VBA、数组的人就能称之为高手吗?

  1. 选择单元格

熟练业务,体察数字背后的含义

单纯的数字,是没有任何价值的。

除了专门数据分析工作的人,函数公式玩得很溜,并不能给你带来升职加薪。

你得能从繁琐的数字里,看得出蕴含的规律。

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比如,电商的AARRR转化漏斗图,每一级别的转化率计算是十分简单的,就是简单除法而已,但是,你就需要有能力从这些简单的数字里面,看出有哪方面做的好与不好,给予对应的建议,并进行调整与调整后的效果评估……

这一系列步骤下来,才是excel处理数据的商业价值所在。

选择一个单元格,将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域,可选中左上角的单元格,然后按住鼠标左键向右拖曳,直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域,在选择一个单元格区域后,可按住Ctrl键,然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列,只需单击行号或列标,这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮,即可选定整个工作表。

EXCEL高级进阶:系统化思考

就像很多人都不知道,PPT其实是锻炼可视化思考极好的工具;EXCEL其实也是锻炼系统化思考的极好工具。
澳门新萄京官方网站 100通过将繁琐的事物,拆分一个个细小的颗粒,寻找共性,差一点,然后进行归类分析。

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好吧,你会发现,真要学会精通,可谓是:学无止境...

(我知道你想要一开始的导图,喜欢请点个赞,码字不易...O(∩_∩)O~)

  1. 为工作表命名

附件:excel关键知识点导图

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回答:

不请自来、干货分享、绝不私藏 ~

我是明哥,前麦肯锡战略咨询顾问,埃森哲管理咨询顾问,13年职场经历,一个喜欢用思维导图架构PPT的老司机,欢迎关注我的头条号,一起成为职场精英。

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为了便于记忆和查找,可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字,有两种方法:1.选择要改名的工作表,单击“格式→工作表→重命名”命令,这时工作表的标签上名字将被反白显示,然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称,如“Sheet1”,再输入新的名称。

核心观点

任何一项技能,都是长期训练和日积月累的结果,所以,一口不能吃成个胖子,所以需要一个技能一个技能的学习和训练,今天就分享一个“总-分”结构的Excel图表。

无论说话、做事,我们都习惯结构化思维,我们发现,口才好的领导,说话时几乎都是结构化思维,常常,“我认为可以从3个方面进行分析,第一,巴拉巴拉,第二,巴拉巴拉,第三,巴拉巴拉”,这其实只是比较常用的“总-分”结构,其实,Excel也可以轻松实现“总-分”结构。

每到月底,我们常常会感觉囊中羞涩,我们常常感叹,钱都花到哪里去啦?我们可以看看下图,一下子就可以知道每个月的开销趋势,分项开支如何?

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完成上表,只需要3个步骤而已。

  1. 一次性打开多个工作簿

第一步

选择数据,、

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利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一 打开工作簿所在的文件夹,按住Shift键或Ctrl键,并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,将它们全部选中,然后按右键单击,选择“打开”命令,系统则启动Excel 2002,并将上述选中的工作簿全部打开。 方法二 将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:WindowsApplication DataMicrosoftExcelXLSTART文件夹中,以后启动Excel 2002时,上述工作簿也同时被全部打开。 方法三 启动Excel 2002,单击“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,点击“常规”标签,在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如d:Excel),单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中,以后当启动Excel 2002时,上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。 方法四 在Excel 2002中,单击“文件→打开”命令,按住Shift键或Ctrl键,在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,然后按“打开”按钮,就可以一次打开多个工作簿。 方法五 用上述方法,将需要同时打开的多个工作簿全部打开,再单击“文件→保存工作区”命令,打开“保存工作区”对话框,取名保存。以后只要用Excel 2002打开该工作区文件,则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。

第二步

将每个月份的数据拆分为3行,再次、,得到下图

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  1. 快速切换工作簿

第三步

选任一数据系列,,将间隙宽度设置为0,大功告成

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今天就分享到这里~

欢迎你在评论区留言讨论,请随手转发 ~

关注,每天分享一篇思维导图、PPT、职场技巧干货,希望你的每次来访都有所收获,感谢您的点赞、转发、助您早日升职加薪!

回答:一.快速改变数字格式

我们有时候想要将数字改变一下形式,比如我们将数字改变为货币或者百分比的形式我们该如何去操作,我们大部分都是在菜单栏中去进行操作,虽然这样操作也可以完成对局的修改,但是还是有点麻烦,那么有什么方法可以快速的将文件进行编辑修改吗?小编就和你们说一说他的操作方法!

步骤/方法

  1. 将数字变为货币的形式:Ctrl shift 4(小编以这个为例)

  2. 将数字转换为百分比形式:Ctrl shift 5

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二.快速的跳转到列表的最后一行

我们在制作表格或者在整理数据的时候,如果数据比较大的话,我们要到最后一栏去修改的时候需要不断的滑动鼠标,虽然方法可行,但是显得有些累赘,不仅花的时间长,还没有效率,其实有一个隐藏的buff我们不知道,使用它我们就可以轻松的解决了!

步骤/方法

  1. 选定一个单元格,鼠标移动到单元格的边框

  2. 双击边框就能跳到对应的区域边缘

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三.快速求和

我去,想都不用想我们都知道excel公式老难记了,一不小心就记叉了,还不知道错在哪里,所以我们能记快捷键的就记快捷键,可以使用快捷键“alt =”进行快速求和,比我们之前使用的方法好多了!

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四.快速完成批量打印

使用快捷键“Ctrl p”可以跳出打印设置,然后我们选择“迅捷PDF虚拟打印机”然后设置好需要答应的份数,并且将“双面打印”进行勾选,就可以进行批量打印了!

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最后和大家分享一下保存技巧,如果我们的文件比较重要的恶化我们可以将文件保存为PDF文件格式,我们都知道PDF文件安全性高,所以我们可以保存为PDF文件格式,在后期我们需要修改的时候我们还可以使用迅捷PDF编辑器去进行文件的修改,所以还是很方便,很安全的!

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对于少量的工作簿切换,单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换,可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字,要直接切换到一个工作簿,可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿,若多于9个,“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令,选用该命令,则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框,只需单击其中需要的名字即可。

  1. 选定超级链接文本(微软Office技巧大赛获奖作品)

如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处,可在指向该单元格时,单击并按住可选定单元格。

  1. 快速查找

在执行查找操作之前,可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时,可以使用问号作为通配符,以方便查找操作。问号代表一个字符,星号代表一个或多个字符。需要注意的问题是,既然问号作为通配符使用,那么如何查找问号呢?只要在这两个字符前加上波浪号就可以了。

  1. 修改默认文件保存路径

启动Excel 2002,单击“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,在“常规”标签中,将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel工作簿,进行“保存”操作时,系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。

  1. 指定打开的文件夹

我们可以指定打开文件的文件夹,方法如下: 单击“开始→运行”,输入regedit命令,打开“注册表编辑器”,展开HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoft Office10.0CommonOpen FindPlacesUserDefinedPlaces,在下面新建主键,名称为“mydoc”,然后在该主键中新建两个“字符串值”,名称分别是“Name”和“Path”,值分别为“我的文件”和“d:mypath”(定位文件夹的完整路径),关闭“注册表编辑器”,重启电脑。以后在Excel 2002中进行“打开”操作时,打开对话框左侧新添了“我的文件”这一项目,点击该项目,即可进入“d:mypath”文件夹。

  1. 在多个Excel工作簿间快速切换

按下“Ctrl Tab”可在打开的工作簿间切换。

  1. 快速获取帮助

对于工具栏或屏幕区,按组合键“Shift+F1”,鼠标变成带问号的箭头,用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区,它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。

  1. 创建帮助文件的快捷方式

Excel帮助文件是编译的HTML帮助文件Xlmain10.chm,存放在安装目录Office102052目录中,单击并拖拉此文件到Windows快速启动工具栏上。此后,不管Excel是否在运行,而且也不用调用Office助手,单击Windows快速启动工具栏上的这个图标将引出Excel帮助。

  1. 双击单元格某边移动选定单元格

在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边,注意要选择与移动方向相关的一边,即要向下移动,就将鼠标指针放置于单元格的底部;如果要向右移动,就将鼠标指针放置于单元格的右边;依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状,双击选择单元格的某边,鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格,则将移动到连续最远的空白单元格中;如果此方向相邻单元格为非空白单元格,则将移动到连续最远的非空白单元格中。

  1. 双击单元格某边选取单元格区域

与上一技巧类似,如果在双击单元格边框的同时按下Shift键,根据此方向相邻单元格为空白单元格或非空白单元格选取从这个单元格到最远空白单元格或非空白单元格的区域。

  1. 快速选定不连续单元格

按下组合键“Shift F8”,激活“添加选定”模式,此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。

  1. 根据条件选择单元格

单击“编辑→定位”命令,在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,根据你要选中区域的类型,在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型(),例如“常量”、“公式”等,此时还可以复选“数字”、“文本”等项目,单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。

  1. 复制或移动单元格

把单元格从一个位置复制或移到另一个位置,其方法为:选择源单元格,单击“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令,选定目标单元格,从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令,则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。

  1. 完全删除Excel中的单元格

想将某单元格(包括该单元格的格式和注释)从工作表中完全删除吗?只要选择需要删除的单元格,然后按下“Ctrl -”,在弹出的对话框中选择单元格移动的方式,周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。

  1. 快速删除空行

有时为了删除Excel工作簿中的空行,你可能会将空行一一找出然后删除,这样做非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现,方法是:先在表中插入新的一行,然后选择表中所有的行,单击“数据→筛选→自动筛选”命令,在每一列的顶部,从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下,单击“编辑→删除行”,然后按“确定”,所有的空行将被删去。 注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。

  1. 回车键的粘贴功能

回车键也有粘贴功能,当复制的区域还有闪动的复制边框标记时,按下回车键可以实现粘贴功能。 注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换,此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。

  1. 快速关闭多个文件

按住Shift键,打开“文件”菜单,单击“全部关闭”命令,可将当前打开的所有文件快速关闭。

  1. 选定多个工作表

若选择一组相邻的工作表,可先选第一个表,按住Shift键,再单击最后一个表的标签;若选不相邻的工作表,要按住Ctrl键,依次单击要选择的每个表的标签;若要选定工作簿中全部的工作表,可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。

  1. 对多个工作表快速编辑

如果想一次操作多张相同的工作表,省略以后的复制、粘贴操作,可采用以下方法。 按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作,在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签,就可以实行多方面的批量处理。一般情况下,进行的操作主要有如下几种: 1.页面设置,可快速对选中工作表设置相同的页面。 2.输入相同的数据,可快速在多个工作表中输入相同的数据。 3.快速操作,在多个工作表中进行一系列相同操作,如设置字号、字体、颜色,进行单元格的合并撤销等。 4.输入公式,快速输入相同的公式,进行公式汁算。

  1. 移动和复制工作表

不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表,还可以把表移动或复制到其它工作簿里。若要移动工作表,只需用鼠标单击要移动的表的标签,然后拖到新的位置即可。若要复制工作表,只需先选定工作表,按下Ctrl键,然后拖动表到新位置即可。当然,用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后,以前不相邻的表可变成相邻表。

  1. 工作表的删除

单击“编辑→删除工作表”命令,然后单击“确定”按钮,则这个表将从工作簿中永久删除。 注意:“删除工作表”命令是不能还原的,删除的工作表将不能被恢复。

  1. 快速选择单元格

在选择单元格时,同时按住Shift键可以选中连续的单元格。 在选择单元格时,同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格。

  1. 快速选定Excel区域(微软Office技巧大赛获奖作品)

在Excel中,要想在工作簿中快速选定某块区域,只需单击想选定的区域的左上角单元格,同时按住Shift键不放,再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另外:按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。 事实上选定区域和顺序无关,只需首先选定矩形区域的一个角的单元格,在按下Shift的同时单击对角单元格。

  1. 备份工件簿

单击“文件→保存”命令,打开“另存为”对话框,按右上角的“工具”旁的下拉按钮,单击“常规选项”,在随后弹出的对话框中,选中“生成备份”选项(),单击“确定”按钮保存。以后修改该工作簿后再保存,系统会自动生成一份备份工作簿,且能直接打开使用。

  1. 自动打开工作簿

(微软Office技巧大赛获奖作品) 我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:Prograrn FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夹中,以后每次启动时,Excel都会自动打开相应工作簿。

  1. 快速浏览长工作簿

当你浏览一个有很长内容的表格时,按下“Ctri Home”键可以回到当前工作表的左上角,按下“Ctrl End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另外,如果你选取了一些内容,那么你可以通过重复按“Ctrl .”在所选内容的4个角单元格上按顺时针方向移动。

  1. 快速删除工作表中的空行

如果用户想删除Excel工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后逐行删除,但这样做操作量非常大,很不方便。下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:首先打开要删除空行的工作表,在打开的工作表中单击“插入→列”命令,从而插入一新的列X,在X列中顺序填入整数,然后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据,以X列重新排序,然后删去X列。

  1. 绘制斜线表头

一般情况下在Excel中制作表头,都把表格的第一行作为表头,然后输入文字。不过,这样的表头比较简单,更谈不上斜线表头了。能不能在Excel中可以实现斜线表头,下面就是具体的方法: 由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大,所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格,单击“格式→单元格”命令,弹出“单元格格式”窗口,选择“对齐”标签,将垂直对齐的方式选择为“靠上”,将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中(),再选择“边框”标签,按下“外边框”按钮,使表头外框有线,接着再按下面的“斜线”按钮,为此单元格添加一格对角线(),设置好后,单击“确定”按钮,这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格,进入编辑状态,并输入文字,如“项目”、“月份”,接着将光标放在“项”字前面,连续按空格键,使这4个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”,所以当“月份”两字超过单元格时,将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处,退出第一单元格看看,一个漂亮的斜线表头就完成了。

  1. 绘制斜线单元格

利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮,可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线,就必须利用“绘图”工具,方法是:打开Excel的“绘图”工具,单击“直线”按钮,待光标变成小十字后拖动光标,即可画出需要的多条斜线。只要画法正确,斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线,仍然按上面介绍的方法添加。当然,斜线单元格的数据输入要麻烦一些,通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt 回车键”),再添加空格即可将数据放到合适位置。

  1. 每次选定同一单元格

有时,为了测试某个公式,需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下Enter键查看结果,活动单元格就会默认移到下一个单元格上,必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格,极不方便。如果你按“Ctrl Enter”组合键,则问题会立刻迎刃而解,既能查看结果,当前单元格也仍为活动单元格。

  1. 快速查找工作簿

你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻,方法为: 1.单击工具栏中的“打开”按钮,在“打开”对话框里,输入文件的全名或部分名,可以用通配符代替; 2.在“文本属性”编辑框中,输入想要搜寻的文字; 3.单击“开始查找”即可。

  1. 禁止复制隐藏行或列中的数据

如果你复制了包含隐藏列的一个数据区域,然后把它粘贴到一个新的工作表,那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况,可以选取你要复制的数据区域,然后选择“编辑→定位”命令,单击“定位条件”按钮,出现“定位条件”对话框,选中“可见单元格”选项,再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。

  1. 制作个性单元格

如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格,可用以下方法实现:先在单元格内输入数据,然后打开“绘图”工具栏,在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字,由单元格左上角向右下角拖动,即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖,可用鼠标右击刚刚画出的单元格,选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开,选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”,“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中,它还会随单元格自动改变大小。

一、 数据输入和编辑技巧

  1. 在一个单元格内输入多个值

我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格,此时,单元格周围将出现实线框,再输入数据,敲回车键就不会移动了。

  1. 增加工作簿的页数

单击“插入→工作表”命令,即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。

  1. 奇特的F4键

Excel中有一个快捷键的作用极其突出,那就是F4键。作为“重复”键,F4键可以重复前一次操作,在很多情况下起作用,比如在工作表内加入或删除一行,然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行,根本不需要使用菜单。

  1. 将格式化文本导入Excel

1.在Windows“记事本”中输入格式化文本,每个数据项之间会被空格隔开,当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。输入完成后,保存此文本文件并退出; 2.在Excel中打开刚才保存的文本文件,出现“文本导入向导-3步骤之1”对话框,选择“分隔符号”,单击“下一步”; 3.在“文本导人向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号,Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意,这里的几个分隔符号选项应该单选。你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。单击“下一步”; 4.在“文本导人向导-3步骤之3”对话框中,你可以设置数据的类型,一般不需改动,Excel自动设置为“常规”格式。“常规”数据格式将数值转换为数字格式,日期值转换为日期格式,其余数据转换为文本格式。单击“完成”按钮即可。

  1. 快速换行

我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况,如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格,而不是换行,有一个简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后,在换行处按“Alt 回车键”,即可输入第二行内容,再按“Alt 回车键”输入第三行以此类推。

  1. 巧变文本为数字

在工作中,发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐,而文本是左对齐的),即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字1,然后选中这个单元格,执行“复制”命令,然后再选中所要转换的范围,选择“选择性粘贴”中的“乘”,你就会发现它们都变为数字了。

  1. 在单元格中输入0值

一般情况下,在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后,只要光标一移出该单元格,格中数字就会自动变成“5”、“4”,Excel默认的这种做法让人使用非常不便,我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格,鼠标右键单击,在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”,在接着出现的界面中选“数字”标签页,在列表框中选择“文本”,单击“确定”。这样,在这些单元格中,我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。

  1. 将数字设为文本格式

不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式,Excel都会将数字保存为数字数据。若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本,首先应将空白单元格设置成文本格式,然后键入数字。如果已经输入了数字,那么也可以将它更改成文本形式。方法是: 1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格; 2.单击“格式→单元格”命令,然后单击“数字”选项卡(); 3.在“分类”列表中,单击“文本”,然后再单击“确定”; 4.单击每个单元格,按F2键,然后再按Enter键重新输入数据。

  1. 快速进行单元格之间的切换(微软Office技巧大赛获奖作品)

在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后,按Tab键可使目标单元格向后移,按“Shift Tab”可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标,从而提高输入速度。 提示:事实上,采用此方法最大的好处是,在一行的最后一个单元格,继续按Tab,则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。

  1. 在同一单元格内连续输入多个测试值

一般情况下,当我们在单元格内输入内容后按回车键,鼠标就会自动移到下一单元格,如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时,就需要进行以下操作:单击“工具→选项→编辑”,取消选中“按Enter键后移动”选项(),从而实现在同一单元格内输人多个测试值。

  1. 输入数字、文字、日期或时间

单击需要输入数据的单元格,键入数据并按Enter或Tab键即可。如果是时间,用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分,例如,可以键入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小时制输入时间,请在时间数字后空一格,并键入字母 a 或 p,例如,9:00 p。否则,如果只输入时间数字,Excel将按 AM处理。

  1. 快速输入欧元符号

先按下Alt键,然后利用右面的数字键盘键入0128这4个数字,松开Alt键,就可以输入欧元符号。

  1. 将单元格区域从公式转换成数值

有时,你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值,常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。其实,有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域,按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离,然后再把它拖回去,在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时,单元格区域边框变花了),从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。

  1. 快速输入有序文本

如果你经常需要输入一些有规律的序列文本,如数字、日期等,可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为“填充柄”),按住鼠标左键向后拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后,松开左键,则该序列的后续元素(如“丙、丁、戊……”)依序自动填入相应的单元格中。

  1. 输入有规律数字

有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列:2、4、8……),我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时,按住右键向后拖拉至该序列的最后一个单元格,松开右键,此时会弹出一个菜单(),选“等比序列”选项,则该序列(2、4、8、16……)及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中(如果选“等差序列”,则输入2、4、6、8……)。

  1. 巧妙输入常用数据

有时我们需要输入一些数据,如单位职工名单,有的职工姓名中生僻的字输入极为困难,如果我们一次性定义好“职工姓名序列”,以后输入就快多了。具体方法如下:将职工姓名输入连续的单元格中,并选中它们,单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框,选“自定义序列”标签(),先后按“导入”、“确定”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第一位职工的姓名),用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

  1. 快速输入特殊符号

有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本,特别是要多次输入一些特殊符号,非常麻烦,对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X,注意:不能是表格中需要的字母),等表格制作完成后,单击“编辑→替换”命令,打开“替换”对话框(),在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”,在“替换为”下面的方框中输入“※”,将“单元格匹配”前面的钩去掉,然后按“替换”按钮一个一个替换,也可以按“全部替换”按钮,一次性全部替换完毕。

  1. 快速输入相同文本

有时后面需要输入的文本前面已经输入过了,可以采取快速复制(不是通常的“Ctrl C”、“Ctrl X”、“Ctrl V”)的方法来完成输入: 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本,我们先在第一个单元格中输入该文本,然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。 2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过,当你输入该文本前面几个字符时,系统会提示你,你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同,直接按下“Ctrl+D”键就可以完成输入,其中“Ctrl D”是向下填充,“Ctrl R”是向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本,我们可以在按住Ctrl键的同时,用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格,然后输入该文本,再按下“Ctrl Enter”键即可。

  1. 快速给数字加上单位

有时我们需要给输入的数值加上单位,少量的我们可以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中,然后在按住Ctrl键的同时,选取需要加同一单位的单元格,单击“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框(),在“数字”标签中,选中“分类”下面的“自定义”选项,再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”,按下确定键后,单位即一次性加到相应数值的后面。

  1. 巧妙输入位数较多的数字

大家知道,如果向Excel中输入位数比较多的数值,则系统会将其转为科学计数的格式,与我们的输入原意不相符,解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置,也可以实现,但操作很慢。其实我们在输入这些数值时,只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了(注意:'必须是在英文状态下输入)。

  1. 将WPS/Word表格转换为Excel工作表

有时需要将WPS/Word编辑过的表格转换成 Excel工作表,可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理,转换方法非常简单: 1.启动WPS/Word,打开WPS/Word文档,拖动鼠标,选择整个表格,再在“编辑”菜单中选择“复制”命令; 2.启动Excel,打开Excel工作表,单击目标表格位置的左上角单元格,再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。 注:若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表,应先将其用WPS97/WPS2000/WPS Office或Word打开,再进行转换。

  1. 取消单元格链接

将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接,方法如下:选择包含链接的单元格,然后单击“复制”按钮,保持该格处于选中状态,单击鼠标右键选择“选择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”,单元格内容就被单元格实际数值替代,与其它源文件的链接就删除了。

  1. 快速输入拼音

选中已输入汉字的单元格,然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令,选中的单元格会自动变高,再单击“格式→拼音信息→编辑”命令,即可在汉字上方输入拼音。单击“格式→拼音信息→设置”命令,可以修改汉字与拼音的对齐关系。

  1. 插入“√”

首先选择要插入“√”的单元格,在字体下拉列表中选择“Marlett”字体,输入a或b,即在单元格中插入了“√”。

  1. 按小数点对齐

有以下两种方法使数字按小数点对齐: 1.选中位数少的单元格,根据需要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次,将不足位数补以0。 2.选中位数少的单元格,右键单击选择“设置单元格格式”命令,在弹出的窗口中单击“数字”标签,选中“数值”,在右面的“小数位数”中输入需要的),程序就会自动以0补足位数。同样,对于位数多的单元格,如果设置了较少的小数位数,程序会自动去掉后面的数字。

  1. 对不同类型的单元格定义不同的输入法

在一个工作表中,通常既有数字,又有字母和汉字。于是,我们在编辑不同类型的单元格时,需要不断地切换中英文输入法,这不但降低了编辑效率,而且让人觉得麻烦。下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格,实现输入法的自动切换: 1.选择需要输入汉字的单元格区域,单击“数据→有效性”命令,在“数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡,在“模式”下拉列表中选择“打开”,单击“确定”按钮(); 2.同样,选择需要输入字母或数字的单元格区域,单击“数据→有效性”命令,选择“输入法模式”选项卡,在“模式”下拉列表中选择“关闭”,单击“确定”按钮。 此后,当插入点处于不同的单元格时,Excel会根据上述设置,自动在中英文输入法间进行切换,从而提高了输入效率。

  1. 在Excel中快速插入Word表格

1.打开Word表格所在的文件; 2.打开要处理Word表格的Excel文件,并调整好两窗口的位置,以便看见表格和要插入表格的区域; 3.选中Word中的表格; 4.按住鼠标左键,将表格拖到Excel窗口中,松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

  1. 设置单元格字体

选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本,单击“格式→单元格”命令,在“字体”框中,单击所需字体,在“字号”框中,单击所需的字体大小即可()。 另外,如果某一单元格中的少量数据不可见,那么可减小这些数据字体的大小,而不用调整列的宽度,以显示单元格中所有数据。

  1. 在一个单元格中显示多行文字

选定要设置格式的单元格,单击“格式→单元格”命令,在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“自动换行”复选框()即可。

  1. 将网页上的数据引入到Excel表格

网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中,而且效果极佳。你可以选中信息并复制它,然后将信息粘贴到Excel中,或者可以选中信息并将其拖放到Excel中。使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单并且异常快捷。在Excel 2002中,你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件,并获得同样的功能、格式及编辑状态。

  1. 取消超级链接

下面介绍两个方法,让你方便地取消Excel中的超级链接。 1.如果正在输入URL或E-mail地址,在输入完毕后敲回车键,刚才输入的内容会变成蓝色,此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超级链接,右键单击单元格,在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。

  1. 编辑单元格内容

双击要键入数据的单元格,直接输入数据或对其中内容进行修改,完成后若要确认所做的改动,按Enter键即可;若取消所做的改动,按Esc键。另外,你还可以单击单元格,再单击工作表上边的编辑栏,你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。

  1. 设置单元格边框

选择要添加边框的所有单元格,单击“格式→单元格”命令,选择“边框”选项卡(),然后在“样式”中选中所需的线型样式,同时可以在“颜色”中指定不同的颜色,再单击“外边框”按钮,最后单击“确定”按钮即可。 要设置含有旋转文本的选定单元格的样式,单击“格式→单元格”命令,选择“边框”选项卡,然后使用“预置”下的“外边框” 和“内部”按钮,边框应用于单元格的边界,它会和文本旋转同样的角度。

  1. 设置单元格文本对齐方式

选择要设置文本对齐的单元格,单击“格式→单元格”命令,单击“对齐”标签,然后根据需要设置文本对齐方式即可。

  1. 输入公式

单击将要在其中输入公式的单元格,然后键入=,若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮,Excel将插入一个等号,接着输入公式内容,按Enter键。

  1. 输入人名时使用“分散对齐”(微软Office技巧大赛获奖作品)

在Excel表格中输入人名时为了美观,我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法,但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例,将名单输入后,选中该列,点击“格式→单元格→对齐”,在“水平对齐”中选择“分散对齐”,最后将列宽调整到最合适的宽度,整齐美观的名单就做好了。

  1. 隐藏单元格中的所有值(微软Office技巧大赛获奖作品)

有时候,我们需要将单元格中所有值隐藏起来,这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”命令,选择“数字”选项卡,在“分类”列表中选择“自定义”,然后将“类型”框中已有的代码删除,键入“;;;”。 提示:你也许奇怪为什么会这样,其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成。这4个部分用3个分号分隔,哪个部分空,相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了,当然就都不显示了。

  1. 恢复隐藏列

通常,选择隐藏列两边列上的单元格,然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割线上,例如,若隐藏B列,则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上,轻轻地向右移动鼠标指针,直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠,此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。

  1. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列(微软Office技巧大赛获奖作品)

在Excel中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快速隐藏: 快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl 9” 快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl 0” 取消行隐藏:“Ctrl Shift 9” 取消行隐藏:“Ctrl Shift 0”

  1. 彻底隐藏单元格

在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看,但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域,这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现,降低了隐藏效果。如果要想避免这种情况,我们可以先选中要复制的区域,然后单击“编辑→定位”命令,在打开的对话框中点击“定位条件”按钮,在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项),这样就可以避免上面所发生的情况了。

  1. 用下拉列表快速输入数据

如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律,如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等,你希望减少手工录入的工作量,这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体方法为: 选取需要设置下拉列表的单元格区域,单击“数据→有效性”命令,从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡,在“允许”下拉列表中选择“序列”,在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列,如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”,并确保复选框“提供下拉箭头”被选中,单击“确定”按钮即可()。这样在输入数据的时候,就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据,从而加快了输入速度。

  1. 快速输入自定义短语

使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语,当输入该条短语时,“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“自动更正”项目的方法如下:单击“工具→自动更正选项”命令,在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语,如“电脑报”,在“替换为”框中键入要替换的内容,如“电脑报编辑部”,单击“添加”按钮,将该项目添加到项目列表中,单击“确定”退出。以后只要输入“电脑报”,则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。

  1. 设置单元格背景色

选择要设置背景色的单元格,单击“格式→单元格”命令,然后单击“图案”选项卡,要设置带有图案的背景色,请在“颜色”框中单击选中一种颜色,然后单击“图案”下拉菜单,选择所需的图案样式和颜色即可。

  1. 快速在多个单元格中输入相同公式

先选定一个区域,再键入公式,然后按“Ctrl Enter”组合键,可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。

  1. 同时在多个单元格中输入相同内容

选定需要输入数据的单元格,单元格可以是相邻的,也可以是不相邻的,然后键入相应数据,按“Ctrl Enter”键即可。

  1. 快速输入日期和时间

当前日期 选取一个单元格,并按“Ctrl ;” 当前时间 选取一个单元格,并按“Ctrl Shift ;” 当前日期和时间 选取一个单元格,并按“Ctrl ;”,然后按空格键,最后按“Ctrl Shift ;” 注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时,所插入的信息是静态的。要想自动更新信息,你必须使用TODAY和NOW函数。

  1. 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间

如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成: 选择你将要复制的单元格,单击编辑菜单上的复制,在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域,然后按下“Ctrl Shift ”,在插入对话框中单击周围单元格的转换方向,然后单击“确定”。现在,复制的单元格将插入到合适的位置,而你无需担心它们覆盖原有的信息。

  1. 在Excel中不丢掉列标题的显示

你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题?这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法: 选择紧邻列标题的下一行,单击“窗口→冻结窗格”命令,被冻结的列标题不会滚动,而且在你移动工作簿的其他部分时,列标题会保持可见。

  1. 查看与日期等效的序列数的值

Excel将所有的日期都作为序列数对待,要查看与日期等效的序列数的值,通常需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。现在有一种快捷方法:选择包含日期的单元格,然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮,Excel将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。

  1. 快速复制单元格内容

选中下面的单元格,按“Ctrl '(为英文状态下的单引号)”组合键,即可将上一单元格的内容快速复制下来。

  1. 使用自定义序列排序(微软Office技巧大赛获奖作品)

在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项,可以选择自定义序列作为排序次序,使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下,排序可以选择按列或按行,如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置,排完序后再转置。 自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义排序。若要用自定义排序对多个数据列排序,则可以逐列进行。例如,要根据列A或列B进行排序,可先根据列B排序,然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序,下一步就是根据列A排序。

  1. 快速格式化Excel单元格

如果想要快速访问Excel中的单元格格式对话框,以更改诸如字样、对齐方式或边框等,请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl 1”组合键,就可以打开“单元格格式对话框”。

  1. 固定显示某列

不少人在工作中用Excel做工资表时,由于工资表项目很多,往往一行信息不能同时显示在屏幕上,给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可以解决这个问题:首先在表格中单击要冻结列的右边一列,然后单击“窗口→冻结窗格”命令即可。如果你想撤消此功能,点击“窗口”菜单,原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”,单击它即可。

  1. 在Excel中快速编辑单元格

如果你希望使用键盘做每一件事,在Excel电子表格中快速编辑数据将很困难,因为你会发现自己想对单元格做改动时,经常需要用到鼠标。其实你可以使用一个快捷键——F2,这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做: 利用箭头键选择要编辑的单元格,按下F2,编辑单元格内容,编辑完成后,按Enter键确认所做改动,或者按ESC键取消改动。 注意:这个技巧在Excel编辑超级链接时非常方便,因为如果当你使用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开Internet浏览器窗口,使用键盘可以很容易地编辑超级链接。

  1. 使用自动填充快速复制公式和格式

想用一种无需输入数字的简单方法在Excel中填充数字吗?利用自动填充命令,你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明具体的操作方法: 选择希望复制的单元格,将光标移到选中单元格的右下角,光标将变成一个黑色的 号,点击并按住鼠标右键不放,将光标拖过将要填充的单元格,松开鼠标右键,鼠标右击,在出现的快捷菜单中单击“以序列方式填充”,这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。

  1. 为单元格添加批注

Excel为方便用户及时记录,提供了添加批注的功能,当你给单元格进行注释后,只需将鼠标停留在单元格上,就可看到相应的批注。添加批注的方法是:单击要添加批注的单元格,单击“插入→批注”命令,在弹出的批注框中键入你要批注的文本,输好后单击批注框外部的工作表区域即可。在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点,提示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。

  1. 数据自动输入

在Excel中,数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如,当需要输入12/10/91~12/10/99这些连续的日期,可以先在第一个单元格中输入12/10/99,然后用鼠标选中该单元格,接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄,按照需要水平向右或者垂直向下移动,即可自动在相邻的单元格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99数据。当然你也可以单击填充柄,选择需要的序列方式()。对于数字而言,还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。

  1. 在Excel中快速计算一个人的年龄

Excel中的DATEDIF() 函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。因此,这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。 在一个空白工作表中的A1单元里输入生日,用斜线分隔年、月和日,在A2单元中输入type =DATEDIF(A1,TODAY ,然后按Enter,这个人的年龄将被显示在A2单元中。

  1. 快速修改单元格次序

在实际操作的过程中,我们有时需要快速修改单元格内容的次序,具体操作方法为:首先用鼠标选定单元格,同时按下键盘上的Shift键,接着移动鼠标指针到单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变成垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。

  1. 将网页上的数据引入到Excel表格中

网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中,而且效果极佳。在Excel中,你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件,并获得同样的功能、格式及编辑状态。

一、 图形和图表编辑技巧

  1. 在网上发布Excel生成的图形

Excel的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分析图形。要想在Web发布这类以及用于报表装饰示意类图形,首先单击“工具→选项”命令,在“常规”中选择“Web选项”,选择是否采用便携网络图形格式存储文件,以加快下载速度和减少磁存储空间,但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持,并非对所有浏览器都合适。如果未选择PNG图形格式,Excel会自动选择并转换为GIF、JPG格式文件,并创建名为“文件名files”的子文件夹来保存转换过的图形。例如,如果文件名为“dog.htm”,则Excel将创建名为“dog/files”的子文件夹。Excel也会支持文件指定文件名,例如“image01.jpg”和“image02.jpg等。若在Web发布时选中图表的“选择交互”选项框,则生成的Web页面将保留Excel的图形与表格数据互动的功能,即页面中显示数据表格和对应分析图形,用户如果改变表格中的数据,则对应图形随之发生改变。但要注意的是,这一交互并不能刷新存放在服务器端的数据表数据,如果你需要刷新或修改服务器端的数据,则须利用VB等编制脚本程序。

  1. 创建图表连接符

当你绘制了一些基本图表以后,经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们,并说明图表中的关系。Excel 2002提供了真正的图表连接符,这些线条在基本形状的预设位置保持连接,当你移动基本形状时,连接符与它们一起移动,而不需要你手工绘制它们。要创建连接符,可按以下步骤进行:首先绘制需要连接的基本性状。在“绘图”工具栏上单击“自选图形”按钮,选择“连接符”,并选中需要使用的连接符类型。鼠标指针将变成带有4条放射线的方形,当鼠标停留在某个形状上,形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点,单击希望连接符连接的点。然后在另一形状的连接点上重复这个过程。

  1. 将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中

假如要把Excel中某些单元格区域转换成图片形式,可先选中要进行转换的单元格区域,然后按住Shift键,单击“编辑→复制图片”命令,在弹出的“复制图片”对话框中,可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式,如果选择“如屏幕所示”,还可以进一步选择“图片”和“位图”两种格式。在这里选择“如屏幕所示”和“图片”单选按钮,单击“确定”按钮。然后进入Word中,单击“编辑→粘贴”命令,即可将选中的Excel单元格区域以图片形式粘贴过来。 如果用户没用添加表格框线,那么选择“如打印效果”后,在进行“粘贴图片”操作后图片中没有边框;如果选择“如屏幕所示”选项,“粘贴图片”操作后,图片会有和屏幕显示一样的边框。

  1. 将Word内容以图片形式插入到Excel表格中

如果要把Word中的某一段内容以图片形式插入到Excel表格中,可按照如下步骤进行:首先在Word中选中要复制的内容,然后单击“编辑→复制”命令,进入Excel中,按住Shift键,单击“编辑→粘贴图片”命令,即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中,而且在该图片上双击,还可进行文字修改。利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。

  1. 将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中

首先在Word中选中要复制的内容,然后单击“编辑→复制”命令,进入Excel中,按住Shift键,单击“编辑→粘贴链接图片”命令可将选中内容作为一个图片链接插入Excel中。

  1. 在独立的窗口中处理内嵌式图表

在某些情况下,你可能希望在独立的窗口中处理内嵌式图表,例如,一个图表比工作表窗口要大的话,那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更灵活。要在一个窗口中处理图表,可在图表区单击鼠标右键,并从快捷菜单中选择“图表窗口”。

  1. 在图表中显示隐藏数据

通常,Excel不对隐藏单元格的数据制图。但是,你也许不希望隐藏的数据从图表中消失,可以这样操作:首先激活图表,单击“工具→选项→图表”,在“图表”标签中取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框()。要注意的是,“只绘制可见单元格数据”只适用于激活的图表,因此,你在进行这个操作之前,必须激活图表,否则“只绘制可见单元格数据”选项是不可选的。

  1. 在图表中增加文本框

只要你愿意,你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本内容。方法为:选定图表除标题或数据系列外的任何部分,然后在编辑栏中键入文本内容,接着按回车键,这样,图表中就自动生成包含键入内容的文本框,你可以把它移到任何地方并根据自己的喜好进行格式化。

  1. 建立文本与图表文本框的链接

在工作表的空白单元格内输入要链接的文本,单击选中图表,在编辑栏输入等号,然后单击包含要链接文本的单元格,接着按回车键,该文本就出现在图表中的某个位置上了。这样,不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时,图表内的文本也随着改变。但要注意的是,一旦你取消了选中文本框,就很难再用鼠标选中该文本框进一步地修改,此时你可以使用我们前面介绍过的图表元素选取方法,即使用箭头键移动选择图表元素。

  1. 给图表增加新数据系列

有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列,虽然你可以重新创建包含新数据系列的图表,但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。 方法一:使用“数据源”对话框 激活图表,单击“图表→源数据→系列”,单击“添加”按钮,在“名称”栏中指定数据系列的名称,在“值”栏中指定新的数据系列,单击“确定”按钮即可()。 方法二:使用“选择性粘贴”对话框 选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上,然后激活图表,单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,出现“选择性粘贴”对话框,选择添加单元格为“新系列”,并选择合适的数值轴,然后单击“确定”按钮即可。 方法三:拖动鼠标法 选择要增加为新数据系列的单元格区域,鼠标指针指向区域的边框,把它拖到图表中。当你松开鼠标按钮的时候,图表中就增加了新的数据系列。注意:这一方法仅对内嵌式图表起作用。 方法四:使用“添加数据”对话框 激活图表,单击“图表→添加数据”命令,然后选择要增加为新数据系列的单元格区域,单击“确定”按钮即可。

  1. 快速修改图表元素的格式

通常,我们通过使用“格式”菜单或者选定图表元素后单击鼠标右键,从快捷菜单中选择“格式”命令来对图表元素进行格式化。其实还有快速的方法:双击图表元素,将会调出此图表元素的格式对话框。根据选择的图表元素不同,此对话框会有所不同。

  1. 创建复合图表

复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表,比如,你可以让一个图表同时显示折线图和柱形图。创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类型。方法是:选择某个数据系列,单击“图表→图表类型”命令,然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型,单击“确定”按钮即可。

  1. 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴

有时,你需要绘制度量完全不同的数据系列,如果你使用同样的坐标轴,那么很可能某个系列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可见,你可以使用辅助坐标轴。要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴,首先要选定图表中的这个数据系列,按右键弹出快捷莱单,单击“数据系列格式→坐标轴”命令,选择“次坐标轴”选项。

  1. 将自己满意的图表设置为自定义图表类型

Excel中提供了一些自定义图表类型。其实,你可以将自己创建的图表设置为自定义图表类型,以便以后使用。具体方法为:创建要设置为自定义图表类型的图表,直到你满意为止。激活此图表,单击“图表→图表类型→自定义类型”,选择“自定义”选项,将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表。单击“添加”按钮,将会出现“添加自定义图表类型”对话框,为你的图表类型输入一个名称和简短的说明,然后单击“确定”,这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了。

  1. 复制自定义图表类型

如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑中,只需要简单地把C:WindowsApplicationDataMicrosoft Excel文件夹中的xlusrgal.xls文件复制到其他机器的同样文件夹中即可。

  1. 旋转三维图表

你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度,以获得不同的视觉效果。 方法一:使用“设置三维视图格式”对话框 激活三维图表,单击“图表→设置三维视图格式”命令,选择合适的控制命令或数据来旋转和进行透视改变()。 方法二:使用鼠标实时拖动“角点”旋转图表 点击图表,图表边角出现黑色的控制点。你可以拖动一个角点,旋转图表的三维框直到满意为止。如果一旦你的图表被完全搞乱了,不要紧,你可以单击“图表→设置三维视图格式”命令,单击“默认值”按钮,恢复原来的标准三维视图。当你旋转三维图表时,如果在拖动的同时按下Ctrl键,则可以看到全图的外廓,这样使你看得更清楚,不至于把图表搞得奇形怪状的。

  1. 拖动图表数据点改变工作表中的数值

选择图表数据系列中的一个数据点,然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点,你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。如果你知道一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值,这种技巧就显得非常有用。但要注意的是,这种方法在大多数情况下是危险的,因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。

  1. 把图片合并进你的图表

Excel能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到图表中。 方法一:使用“图案”对话框 双击某个数据系列,选择“图案”标签,单击“填充效果”按钮,在“填充效果”对话框中选择“图片”标签,单击“选择图片”按钮,选择一个要使用的图形文件即可。 方法二:使用剪贴板 将图像复制到剪贴板上,激活图表,选择数据系列或数据系列中的一个数据点,再单击“编辑→粘贴”命令。这种方法适用于需要调用的图像不在文件中的时候,只要图像可以复制到剪贴板上,则这种方法就可行。 方法三:使用链接图片 我们知道,图表中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话,你可以粘贴链接图片到图表代替数据表。下面是具体的操作方法: 创建好图表,并将数据表使用的单元格区域按你的需要进行格式化。选定需要的单元格区域,按住Shift键,单击“编辑→复制图片”命令,出现一个“复制图片”对话框,单击“确定”接受默认选项。这样,选定的单元格区域就作为一个图片复制到剪贴板中了。激活图表,将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时所粘贴的是一幅图,还不是链接的表,还需要你选择粘贴的图片。在编辑栏输入链接的单元格区域。这样,粘贴的图片就变成与工作表数据区域链接的图片,对于工作表单元格区域中的任何改变,都会直接反映在图表链接的图片中。

  1. 用图形美化工作表

我们在制作Excel工作表时,呆板的横竖显示的工作表可能没有多大的说服力。如果需要使用让人印象深刻的图形来吸引人们的注意,首先在“绘图”工具栏上按下“自选图形”按钮,然后选择“其他自选图形”,从中选择一个你需要的图案。插入此图形后,在工作表中选中它,单击“编辑栏”,输入你想要突出显示的链接单元格,然后回车。这样,链接单元格的内容将会出现在所选定的图案上。如果链接单元格的内容变动时,图案上的数据也会跟着反映出变动情形。另外,如果想要让自选图形更加醒目的话,你可以用鼠标双击图形,打开“设置自选图形格式”对话框。在这个对话框中,你可以改变目前所使用的格式,例如调整文字水平或垂直的位置、改变字体和字形、增加文字色彩等。

  1. 让文本框与工作表网格线合二为一

在“绘图”工具栏中单击“文本框”按钮,然后按住“Alt”键插入一文本框,就能保证文本框的边界与工作表网格线重合。

  1. 快速创建默认图表

我们知道,创建图表一般使用“图表向导”分4个步骤来完成,在每个步骤中你可以根据需要调整各个选项的设置。其实,如果你想使用默认的图表类型、图表选项和格式而不加修改直接生成图表的话,有快速的方法:打开包含用来制作图表数据的工作表,选取用来制作图表的数据区域,然后按F11键即可快速创建图表,图表存放在新工作表图表中,它是一个二维柱形图。

  1. 快速创建内嵌式图表

在工作表中选取用来制作图表的数据区域,然后单击“默认图表”按钮即可,不过,一般缺省时,“默认图表”工具按钮不会显示在工具栏上,你可以通过下面的方法把“默认图表”按钮显示出来:单击“工具→自定义→命令”,在“类别”列表中选择“制作图表”,并在“命令”列表中找到“默认图表”,用鼠标将它拖到屏幕上工具栏中适当的位置即可。

  1. 改变默认图表类型

Excel的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、一个在右边的图例以及水平网格线。如果你不喜欢这种默认图表类型,可以通过以下方法来改变它:单击“图表→图表类型”命令,选择一个你想作为默认值的图表类型(它可以是标准类型或自定义类型中的一种),然后单击“设置为默认图表”按钮,确认即可。如果你需要创建很多个同一类型的图表,你就可以通过这种改变默认图表类型的方法来提高你的效率。

  1. 快速转换内嵌式图表与新工作表图表

你可以轻易转换内嵌式图表与新工作表图表,方法是:选择你已创建的图表,可以看到Excel的“数据”菜单变为“图表”菜单,单击“图表→位置”命令,出现“图表位置”对话框,你可以在“作为新工作表插入”和“作为其中的对象插入”两者之间作出选择,同时选择一个工作表。这样,Excel将删除原来的图表,以你选择的方式移动图表到指定的工作表中。

  1. 利用图表工具栏快速设置图表

通常,我们使用“图表”菜单中的命令来对图表进行适当的设置。其实,我们可以用鼠标右键单击工具栏中的任意位置,在出现的快捷菜单中选择“图表”。这样就激活了图表工具栏,我们看到其中包含了“图表对象”、“图表区格式”、“图表类型”、“图例”、“数据表”、“按行”、“按列”、“顺时针斜排’’和“逆时针斜排”等按钮,当然你还可以通过自定义的方法将“默认图表”等其他一些制作图表的工具按钮拖到图表工具栏中。使用图表工具栏比使用“图表”菜单更方便,而且速度更快。

  1. 快速选取图表元素

图表创建好以后,我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式化。图表区包括整个图表和它的全部元素,当你选取图表区后,你就可以看到8个黑色小方块。要想调整单个的图表对象,首先必须选取该对象,然后更改其属性。通过把鼠标指向某一特定图表对象来选取该对象,可能会很困难,特别是在一个带有许多元素很拥挤的小图表中。在这种情况下,我们一般可以使用位于“图表”工具栏上左侧的“图表对象”下拉列表,从该下拉列表中选取的任何项目,也就等于在当前图表中选取了那个项目。 其实,还有一种选取图表元素方法,即在选取图表的任何一部分以后,你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中的其它部分。使用向上或向下的箭头键可以选取主要的图表元素;使用向左或向右的箭头键可以连续地选取图表每一个可以选取的元素,包括每一个数据系列中的单个数据点,以及图例中的彩色图例符号和文本条目。

  1. 通过一次按键创建一个Excel图表

这是一个非常老套的Excel窍门。要想使用键盘快速创建一个图表,选择你需要绘制的数据并按下F11键。Excel将自动为你创建图表。另外,在选好单元格后按下“Alt F1”,你将得到相同的结果。

  1. 绘制平直直线

在Excel绘制直线时是不是很难?其实,在应用直线绘制工具时,只要按下Shift键,则绘制出来的直线就是平直的。另外,按下Shift键绘制矩形即变为正方形、绘制椭圆形即变为圆形。

一、 函数和公式编辑技巧

  1. 巧用IF函数清除Excel工作表中的0

有时引用的单元格区域内没有数据,Excel仍然会计算出一个结果“0”,这样使得报表非常不美观,看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意义的“0”呢?利用IF函数可以有效地解决这个问题。 IF函数是使用比较广泛的一个函数,它可以对数值的公式进行条件检测,对真假值进行判断,根据逻辑测试的真假返回不同的结果。它的表达式为:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如A1>=100就是一个逻辑表达式,如果A1单元格中的值大于等于100时,表达式结果即为TRUE,否则结果为FALSE;value_if_true表示当logical_test为真时返回的值,也可是公式;value_if_false表示当logical_test为假时返回的值或其他公式。所以形如公式“=IF(SUM,SUM,“”)”所表示的含义为:如果单元格B1到C1内有数值,且求和为真时,区域B1到C1中的数值将被进行求和运算。反之,单元格B1到C1内没有任何数值,求和为假,那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。

  1. 批量求和

对数字求和是经常遇到的操作,除传统的输入求和公式并复制外,对于连续区域求和可以采取如下方法:假定求和的连续区域为m×n的矩阵型,并且此区域的右边一列和下面一行为空白,用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行,也可以两者同时选中,单击“常用”工具条上的“Σ”图标,则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式,并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格,求和公式不会产生错误。

  1. 对相邻单元格的数据求和

如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中,操作如下:先选定单元格B6,输入“=”, 再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5,选中整个B2~B5区域,这时在编辑栏和B6中可以看到公“=sum”,单击编辑栏中的“√”确认,公式即建立完毕。此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据,它们的和立刻就会显示在单元格B6中。 同样的,如果要将单元格B2至D2的数据之和填入单元格E2中,也是采用类似的操作,但横向操作时要注意:对建立公式的单元格一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐”中选择“常规”方式 , 这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。 如果还要将C2至C5、D2至D5、E2至E5的数据之和分别填入C6、D6和E6中,则可以采取简捷的方法将公式复制到C6、D6和E6中:先选取已建立了公式的单元格B6,单击常用工具栏中的“复制”图标,再选中C6到E6这一区域,单击“粘贴”图标即可将B6中已建立的公式相对复制到C6、D6和E6中。

  1. 对不相邻单元格的数据求和

假如要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中,操作如下: 先选定单元格E6,输入“=”,双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着单击单元格B2,键入“,”,单击C5,键入“,”,单击D4,这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum”,确认后公式即建立完毕。

  1. 利用公式来设置加权平均

加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。

  1. 自动求和

在老一些的Excel版本中,自动求和特性虽然使用方便,但功能有限。在Excel 2002中,自动求和按钮被链接到一个更长的公式列表,这些公式都可以添加到你的工作表中。借助这个功能更强大的自动求和函数,你可以快速计算所选中单元格的平均值,在一组值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:单击列号下边要计算的单元格,或者单击行号右边要计算的单元格,单击常用工具栏上自动求和按钮右边的箭头,并单击要用的公式,然后按Enter。

  1. 用记事本编辑公式

在工作表中编辑公式时,需要不断查看行列的坐标,当编辑的公式很长时,编辑栏所占据的屏幕面积越来越大,正好将列坐标遮挡,想看而看不见,非常不便!能否用其它方法来编辑公式呢? 打开记事本,在里面编辑公式,屏幕位置、字体大小不受限制,还有滚动条,其结果又是纯文本格式,可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换,既方便,又避免了以上不足。

  1. 防止编辑栏显示公式

有时,你可能不希望让其他用户看到你的公式,即单击选中包含公式的单元格,在编辑栏不显示公式。为防止编辑栏中显示公式,可按以下方法设置: 右击要隐藏公式的单元格区域,从快捷菜单中选择“设置单元格格式”,单击“保护”选项卡,选中“锁定”和“隐藏”()。然后再单击“工具→保护→保护工作表”命令,选取“内容”,单击“确定”以后,用户将不能在编辑栏或单元格中看到已隐藏的公式,也不能编辑公式。

  1. 解决SUM函数参数中的数量限制

Excel中SUM函数的参数不得超过30个,假如我们需要用SUM函数计算50个单元格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、A96、A98、A100的和,使用公式SUM(A2,A4,A6,……,A96,A98,A100)显然是不行的,Excel会提示“太多参数”。其实,我们只需使用双组括号的SUM函数;SUM( (A2,A4,A6,……,A96,A98,A100))即可。稍作变换即提高了由SUM函数和其他拥有可变参数的函数的引用区域数。

  1. 在绝对与相对单元引用之间切换

当你在Excel中创建一个公式时,该公式可以使用相对单元引用,即相对于公式所在的位置引用单元,也可以使用绝对单元引用,引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示,例如,$B$1是对第一行B列的绝对引用。借助公式工作时,通过使用下面这个捷径,你可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用,反之亦然。操作方法是:选中包含公式的单元格,在公式栏中选择你想要改变的引用,按下F4切换。

  1. 快速查看所有工作表公式

只需一次简单的键盘点击,即可显示出工作表中的所有公式,包括Excel用来存放日期的序列值。操作方法如下: 要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换,只需按下“Ctrl `”(与“澳门新萄京官方网站:excel常用技巧,Excel数据统计。~”符号位于同一键上。在绝大多数键盘上,该键位于“1”键的左侧)。

  1. 实现条件显示

统计学生成绩时,希望输入60以下的分数时,显示为“不及格”;输入60以上的分数时,显示为“及格”。这样的效果,不妨称之为“条件显示”,用IF函数可以实现。 假设分数在B3单元格中,要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级: =if(b3<=60,“不及格”,“及格”) 分“不及格”和“及格”2个等级 =if(b3<=60,“不及格”,if(b3<=90,“及格”,“优秀”)) 分3个等级 =if(b3<=60,“不及格”,if(b3<=70,“及格”,if(b3<90,“良好”,“优秀”))) 分为4个等级 注意:符号为半角,IF与括弧之间不能有空格,而且最多嵌套7层。

一、 数据分析和管理技巧

  1. 管理加载宏

Excel包括各种特殊作用的加载宏,它们使用自定义的函数、向导、对话框和其他工具,扩充了工作表的基本功能。默认情况下,每个加载宏都配置为在第一次使用时安装,也就是说在第一次需要某个加载宏时,都要找Office光盘安装,这是非常麻烦的事。为了避免这种情况,你可以一次性将以后可能需要的加载宏安装,或者全部安装它们。单击“工具→加载宏”,出现“加载宏”对话框,选择可能对你有用的加载宏,如“分析工具库”、“规划求解”、“条件求和向导”等,单击“确定”,Excel会提示所选加载宏尚没有安装,询问是否现在安装,选择“是”,然后插入Office安装光盘完成安装。 不要在每次启动Excel时加载每个加载宏,因为这样将减慢启动过程,而且每个加载宏都占用了大量的内存。建议你将“自动保存”加载,井设置适当的“自动保存时间间隔”,这样在Excel使用过程中能自动创建备份文件,避免了掉电时丢失尚未保存的文件内容。

  1. 在工作表之间使用超级连接

首先需要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签,然后在引用工作表中插入超级链接,注意在插入超级链接时,可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称,再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名,也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后,一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置,即可实现Excel自动打开目标工作表并转到相应的位置处。

  1. 快速链接网上的数据

你可以用以下方法快速建立与网上工作簿数据的链接: 1.打开Internet上含有需要链接数据的工作簿,并在工作簿选定数据,然后单击“编辑→复制”命令; 2.打开需要创建链接的工作簿,在需要显示链接数据的区域中,单击左上角单元格; 3.单击“编辑→选择性粘贴”命令,在“选择性粘贴”对话框中,选择“粘贴链接”按钮即可。 若你想在创建链接时不打开Internet工作簿,可单击需要链接处的单元格,然后键入和URL地址及工作簿位置,如:=

  1. 跨表操作数据

设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表,现要用Sheet1的D8单元格的内容乘以40%,再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60%作为Sheet3的A8单元格的内容,则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式:=Sheet1!D8*40%+Sheet2!B8*60%。

  1. 查看Excel中相距较远的两列数据

在Excel中,若要将距离较远的两列数据进行对比,只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看,这样的操作非常麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧,你可以将一个数据表“变”成两个,让相距较远的数据同屏显示。 把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上,鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部,你便会发现整个工作表被一分为二,出现了两个数据框,而其中的都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A列数据,另一个数据框中显示Z列数据,从而可以进行轻松的比较。

  1. 如何消除缩位后的计算误差(微软Office技巧大赛获奖作品)

有时我们输入的数字是小数点后两位数,但是在精度要求上只要一位,缩位后显示没问题,但其计算结果却是有误差的。解决方法是:单击“工具→选项→重新计算”,选中“以显示值为准”(),这样计算结果就没有误差了。 事实上并不是计算上有误差,而是显示设置的四舍五入。采用本技巧提供的方法,可以解决显示中的问题,但同时会改变数值的精度,在使用前Excel会给你一个警告。

  1. 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算

如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据,并且你希望将所有数字取负,请使用选择性粘贴命令,操作方法如下: 在一个空单元格中输入“-1”,选择该单元格,并点击“编辑→复制”命令,选择目标单元格。点击“编辑→选择性粘贴”命令,选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘,点击“确定”,所有数字将与-1相乘。你也可以使用该方法将单元格中的数值缩小1000或更大倍数。

  1. Web查询

保持Excel工作表总是最新 Web页上经常包含适合在Excel中进行分析的信息,例如,可以在Excel中使用直接从Web页上获取的信息分析股票报价。但如果你需要经常更新信息就必须借助Web页上的最新信息。现在Excel 2002可以用可刷新Web查询简化这个任务来创建新的可刷新Web查询,方法如下: 在浏览器中浏览要查询数据的Web页,把数据复制并粘贴到Excel工作表中。在粘贴的数据下方将出现一个粘贴选项智能标记,单击粘贴选项智能标记右边的箭头,再单击创建可刷新的Web查询,在新建Web查询对话框中,点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头,单击导入。 在Excel中可以手动或自动刷新这个数据。手动刷新方法如下:在外部数据工具栏上,单击数据区域属性按钮,在刷新控制下面选中你想要的选项的复选框。 注意:当你从Web站点获取数据时,可能会丢失一些格式或内容,像脚本、gif图像或单个单元中的数据列表。

  1. 在Excel中进行快速计算

查看一系列单元格的最大值的操作方法: 选择你感兴趣的单元格,你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。如果没有出现状态栏,单击视图菜单中的状态栏,鼠标右击状态栏,然后单击最大值,现在你就可以在状态栏中看到最大值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。此外,你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量,或者计算已填充单元格的数量。

  1. 自动筛选前10个

有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前n个最大值或最小值,解决的方法是使用“前10个”自动筛选。当你在自动筛选的数值字段下拉列表中选择“前10个”选项时,将出现“自动筛选前10个”对话框,这里所谓“前10个”是一个一般术语,并不仅局限于前10个,你可以选择最大或最小和定义任意的数字,比如根据需要选择8个、12个等。

  1. 同时进行多个单元格的运算(微软Office技巧大赛获奖作品)

如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算,那么一个一个运算显然比较麻烦,其实利用“选择性粘贴”功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。 我们要将C1、C4、C5、D3、E11单元格数据都加上25,那么可以这样做:首先在一个空白的单元格中输入25,选中这个单元格后点击鼠标右键选择“复制”。然后按住Ctrl键依次点击C1、C4、C5、D3、E11单元格,将这些单元格选中。接下来点击鼠标右键选择“选择性粘贴”,在“选择性粘贴”对话框中勾选“运算”框内的“加”选项,点击“确定”。现在我们可以看到,这些单元格中的数据都同时被加上了25。

  1. 让Excel出现错误数据提示

Excel除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并进行检查外,还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性“输入信息”,也可以在用户输入了非法数据时提示“错误警告”。 选取单元格或单元格区域,单击“数据→有效性”命令,单击“输入信息”选项卡,选定“选定单元格时显示输入信息”复选框,输入标题,如“注意”,输入显示信息如“这里应输入负数!”(),单击“确定”按钮。此后,再选定那些单元格或单元格区域时,Excel将自动提示上述信息。 另外,你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单元格区域,再设置“出错警告”信息,方法是:选取单元格或单元格区域,单击“数据→有效性”命令,单击“出错警告”选项卡,选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框(),选择警告样式,输入标题如“警告”,输入出错信息如“不能输入正数!”,然后单击“确定”按钮即可。此后,如果你在指定的单元格中输入了正数,Excel将警告你“不能输入正数!”

  1. 用“超级连接”快速跳转到其它文件

用超级链接在各个位置之间跳转十分方便,若你要切换到其它文件,只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件,然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去,看完后若要返回,只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。

一、 设置技巧

  1. 定制菜单命令

你可以根据自己的要求来定制选项菜单。首先单击“工具→自定义”命令,打开其中的“命令”选项卡(),在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜单命令,你只需在右侧的“命令”格内进行选择,将其拖至对应的菜单项,菜单自动打开并出现一黑线后,将其插入黑线指示的位置,在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除菜单命令,只须打开菜单选中需要删除的命令,按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下,打开菜单单击右键,选中“删除”命令即可。

  1. 设置菜单分隔线

Excel工具栏按钮之间有分隔线,如果你喜欢,也可以在菜单中的命令之间添加分隔线。方法是:按住Alt键后拖动菜单。如果拖动方向为增大菜单间距,则自动在中间添加分隔线;如果拖动方向为减小菜单间距,则自动去掉中间的分隔线。

  1. 备份自定义工具栏

在C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel文件夹中有个Excel10.xlb文件,这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的工具栏信息。所以,建议你将工具栏设置好后,为Excell0.xlb文件作拷贝,起个不同的名字,以备随时载入,恢复你的工具栏。

  1. 共享自定义工具栏

如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一起分享的话,你可以将它“附加”到一个工作簿中。单击“工具→自定义→工具栏”,选择你的自定义工具栏,单击“附加”按钮(),出现“附加工具栏”对话框,单击“复制”按钮,即可将工具栏添加到一个工作簿中。

  1. 使用单文档界面快速切换工作簿

Excel 2002采用了单文档界面,每打开一个工作簿,都会在任务栏中显示出来。因此,你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿,而不必在“窗口”菜单中选择打开的工作簿名称。如果你的Excel 2002没有此项功能,可按以下方法设置:单击“工具→选项”命令,单击“视图”选项卡,选中“任务栏中的窗口”复选框(),单击“确定”按钮即可。

  1. 自定义工具栏按钮

单击“工具→自定义”命令,打开“自定义”对话框使Excel处于自定义模式,这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标,弹出快捷菜单,利用这个快捷莱单,我们可以完成好多自定义工作。 1.使用“命名”改变工具按钮的名称; 2.使用“复制按钮图像”可以将按钮的图标复制到剪贴板中,然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上; 3.使用“编辑按钮图像”来调用按钮编 。

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